CONTRATTI DI MANUTENZIONE
Contratti, interventi e fatturazione nello stesso flusso di lavoro
Con Software Assistenza organizzi i contratti di manutenzione e assistenza dei clienti mantenendo nello stesso gestionale le informazioni che servono all'ufficio e ai tecnici.
Per ogni contratto puoi gestire le condizioni concordate con il cliente, come periodo di validità, scadenza, rinnovo, monte ore o numero di interventi compresi, e utilizzare queste informazioni come riferimento durante la gestione dell'assistenza.
- Gestisci validità, scadenza e rinnovo dei contratti.
- Definisci monte ore oppure interventi compresi nel servizio.
- Mantieni il contratto come riferimento per le attività di assistenza.
- Gestisci la fatturazione periodica o differita delle quote contrattuali.
DAL CONTRATTO AL SERVIZIO
Come gestire un contratto di assistenza nel lavoro quotidiano
Il contratto definisce ciò che hai concordato con il cliente. Software Assistenza permette di mantenere queste informazioni collegate alla successiva attività tecnica e amministrativa.
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1
Contratto
Registri il contratto associato al cliente.
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2
Validità
Definisci durata, scadenza e condizioni del servizio.
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3
Prestazioni
Indichi ore o interventi compresi nel contratto.
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4
Assistenza
Gestisci gli interventi tenendo presenti le condizioni concordate.
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5
Fatturazione e rinnovo
Gestisci le quote contrattuali e aggiorni il contratto quando viene rinnovato.
CONTROLLO OPERATIVO
Cosa devi sapere prima di gestire l'assistenza di un cliente
La gestione del contratto diventa utile quando risponde rapidamente alle domande che sorgono ogni giorno: il contratto è ancora valido? Cosa comprende? L'intervento rientra nelle condizioni concordate? Come deve essere fatturato?
| Situazione reale | Cosa controlli nel contratto | Utilità concreta |
|---|---|---|
| Un cliente richiede assistenza | Validità e data di scadenza del contratto | Verifichi se il rapporto contrattuale è ancora attivo prima di gestire l'attività richiesta e hai subito disponibile il riferimento alle condizioni concordate. |
| Il cliente ha acquistato un pacchetto di ore | Monte ore previsto dal contratto | Identifichi il quantitativo di assistenza concordato con il cliente e mantieni il pacchetto collegato al relativo contratto. |
| Il contratto comprende un numero definito di interventi | Interventi compresi o prepagati | Conservi nel contratto il riferimento al numero di prestazioni previste, evitando di affidarti a note, email o documenti separati. |
| Devi capire cosa è compreso nel servizio | Condizioni e prestazioni previste dal contratto | L'ufficio e chi gestisce l'assistenza possono fare riferimento alle stesse condizioni prima di decidere come trattare l'attività richiesta dal cliente. |
| Il cliente paga un canone periodico | Fatturazione periodica del costo del contratto | Gestisci le quote ricorrenti previste dal contratto senza dover ricostruire ogni volta il rapporto commerciale con il cliente. |
| Una quota deve essere fatturata successivamente | Fatturazione differita della quota contrattuale | Gestisci separatamente le quote da fatturare secondo le condizioni e le tempistiche previste per quel contratto. |
| Il contratto arriva a scadenza | Data di scadenza e rinnovo | Hai un riferimento preciso per verificare la conclusione del periodo contrattuale e aggiornare le informazioni quando il cliente rinnova il servizio. |
Un esempio pratico: un cliente ha un contratto annuale che comprende 20 ore di assistenza. Quando richiede un intervento, l'ufficio può consultare il contratto e verificare durata e condizioni concordate, mantenendo nello stesso gestionale anche il riferimento alle attività tecniche e alla successiva fatturazione.
ORE E INTERVENTI COMPRESI
Gestisci contratti a monte ore o con interventi prepagati
Non tutti i contratti di assistenza prevedono soltanto un canone. Puoi concordare con il cliente un monte ore di assistenza oppure un determinato numero di interventi compresi o prepagati.
Contratto a monte ore
Definisci nel contratto il numero di ore di assistenza comprese nell'accordo con il cliente.
Interventi compresi
Indichi il numero di interventi o prestazioni previste dal contratto, comprese quelle acquistate anticipatamente.
Questa distinzione rende il contratto più utile anche operativamente: chi gestisce il cliente può verificare che tipo di servizio è stato venduto prima di trattare una nuova richiesta di assistenza.
Scopri come definire monte ore e interventi compresi nel contratto →
DAL CONTRATTO ALLA FATTURA
Programma le quote del contratto e fatturale alle scadenze previste
Quando un contratto prevede un canone da fatturare nel tempo, puoi impostare la fatturazione periodica direttamente nel contratto. In base alla periodicità stabilita vengono generate le relative scadenze di fatturazione.
Quando arriva il momento di emettere le fatture, la fatturazione differita permette di recuperare le quote contrattuali in scadenza e predisporre i documenti per i clienti, senza dover ricostruire manualmente ogni volta importi e riferimenti del contratto.
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1
Imposti il contratto
Definisci il costo e la periodicità con cui deve essere fatturato.
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2
Generi le scadenze
Le quote previste dal contratto vengono distribuite sulle relative scadenze di fatturazione.
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3
Crei le fatture
Dalla fatturazione differita recuperi le quote in scadenza e generi le fatture dei clienti.
Un esempio pratico: un contratto annuale prevede la fatturazione trimestrale. Le quattro quote vengono pianificate come scadenze; ogni trimestre l'amministrazione verifica le quote da fatturare e dalla fatturazione differita genera il documento per il cliente.
VERSIONI DISPONIBILI
Verifica le funzionalità incluse nella tua versione
La disponibilità della gestione contratti e delle funzioni collegate dipende dalla versione e dai moduli attivati.
Consulta il confronto aggiornato per verificare quali strumenti di assistenza, contratti e fatturazione sono disponibili nella configurazione più adatta alla tua azienda.
FAQ GESTIONE CONTRATTI
Domande frequenti sui contratti di manutenzione e assistenza
Cosa posso gestire in un contratto di manutenzione?
Puoi registrare le principali condizioni del rapporto con il cliente, tra cui periodo di validità, scadenza, rinnovo e prestazioni previste. Il contratto può comprendere anche un monte ore di assistenza oppure un numero di interventi compresi o prepagati.
Posso creare un contratto con un monte ore di assistenza?
Sì. Nel contratto puoi definire un monte ore concordato con il cliente, così da mantenere questa informazione insieme alle altre condizioni del servizio di assistenza.
Posso gestire contratti con un numero di interventi compresi?
Sì. Puoi indicare nel contratto un numero di interventi compresi o acquistati anticipatamente, in alternativa o insieme alle altre condizioni previste per il cliente.
Come gestisco la scadenza e il rinnovo di un contratto?
Il contratto conserva le informazioni relative alla sua validità e alla data di scadenza. Quando il rapporto viene rinnovato puoi aggiornare le condizioni e il nuovo periodo contrattuale.
Posso fatturare periodicamente il costo di un contratto?
Sì. Software Assistenza prevede la gestione della fatturazione periodica del costo del contratto e anche la possibilità di gestire quote da fatturare in modo differito, secondo la configurazione adottata.
Qual è la differenza tra contratto di manutenzione e manutenzione programmata?
Il contratto definisce le condizioni del servizio concordate con il cliente, come durata, prestazioni comprese e fatturazione. La manutenzione programmata riguarda invece l'organizzazione nel tempo delle attività tecniche e degli interventi ricorrenti.
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