GESTIONE ASSISTENZA IT
Un gestionale per aziende di assistenza informatica e tecnici IT
Un computer che non si avvia, un problema alla posta elettronica, una rete aziendale da sistemare: quando segui più clienti, ogni richiesta porta con sé un referente, un tecnico, un'attività da svolgere e del tempo da rendicontare. Gestire tutto fra telefonate, e-mail e fogli di calcolo rende difficile avere una visione completa del lavoro.
Software Assistenza è un gestionale cloud per l'assistenza informatica pensato per aziende IT, tecnici e sistemisti: raccogli le richieste, pianifichi gli interventi, gestisci i contratti e conservi lo storico delle attività. È uno strumento per chi eroga servizi di assistenza IT, non un servizio di riparazione computer per utenti finali.
Per tecnici e sistemisti
Organizza interventi presso il cliente e attività svolte a distanza, con appuntamenti e rapporti di lavoro.
Per aziende informatiche
Coordina più tecnici e clienti, controlla richieste aperte, contratti attivi e attività da fatturare.
DALLE RICHIESTE AL LAVORO SVOLTO
Dalla richiesta al ticket, fino all'intervento informatico
La segnalazione di un cliente non è ancora un intervento tecnico. Con il modulo Ticket Assistenza puoi raccogliere la richiesta, seguirne lo stato e, quando serve un lavoro operativo, creare un intervento collegato al ticket. In questo modo la conversazione con il cliente e l'attività del tecnico rimangono riconoscibili.
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1
Ricevi la richiesta
Il cliente apre un ticket dall'app dedicata oppure invia una e-mail che viene convertita in ticket da gestire.
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2
Prendi in carico
Controlli il cliente, leggi la richiesta, rispondi e aggiorni lo stato. Se necessario, usi il comando Crea Intervento.
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3
Documenti l'attività
Assegni il lavoro al tecnico, registri le operazioni effettuate e prepari il rapporto di intervento.
Due canali, una gestione ordinata: l'app Ticket permette al cliente di aprire una segnalazione e seguirne le risposte; dal lettore e-mail del gestionale puoi selezionare un messaggio e trasformarlo in ticket. Puoi quindi decidere quali messaggi trasformare in richieste da gestire, conservando oggetto, testo e allegati nel ticket.
Approfondisci la gestione dei Ticket Assistenza →
Per conoscere i passaggi nel software, consulta la guida all'app Ticket e al sistema di ticketing.
CONTRATTI E PACCHETTI ORE
Gestisci contratti di assistenza informatica e ore acquistate dai clienti
Molte aziende informatiche lavorano con contratti di assistenza continuativa, pacchetti di ore prepagate oppure un numero di interventi compresi. Con Software Assistenza puoi gestire questi accordi insieme alle attività tecniche e consultare il monte ore o gli interventi disponibili per il cliente.
Per esempio, se un'azienda acquista un pacchetto di 10 ore, chi gestisce l'assistenza può consultare il contratto e le prestazioni registrate per verificare il lavoro effettuato e il residuo. Le modalità di conteggio dipendono dalle impostazioni del contratto e degli interventi.
| Esigenza dell'azienda IT | Dato da gestire | Vantaggio operativo |
|---|---|---|
| Il cliente acquista assistenza a consumo | Contratto con monte ore e tariffa concordata. | Verifichi le ore previste e il saldo del pacchetto. |
| Il contratto comprende un numero di interventi | Interventi inclusi e prestazioni effettuate. | Controlli le attività rispetto a quanto concordato. |
| Lo stesso cliente richiede assistenza più volte | Contratto, storico interventi e rapporti di lavoro. | Ritrovi i riferimenti utili per rendicontare il servizio. |
| Serve distinguere ciò che è compreso da ciò che è extra | Condizioni del contratto e costi registrati nell'intervento. | Verifichi le voci da addebitare prima della fatturazione. |
AGENDA E ASSEGNAZIONI
Pianifica gli interventi IT e assegna il tecnico giusto
Una mattina può iniziare con un'installazione presso un cliente e proseguire con un problema software da risolvere a distanza. Dal Planning organizzi gli appuntamenti e gli interventi, associando cliente, tecnico e orario. L'Organizer permette di richiamare gli interventi, modificarne rapidamente i dati principali e replicare attività quando necessario.
Interventi presso il cliente
Programmi sopralluoghi, configurazioni di postazioni, sostituzioni di componenti e verifiche in sede.
Attività svolte a distanza
Registri anche un intervento eseguito da remoto, con tecnico, durata e lavoro svolto.
Per distinguere un appuntamento da un lavoro completo puoi utilizzare Evento e Intervento secondo le informazioni richieste: un promemoria non deve contenere necessariamente tutti i dati di un rapportino tecnico.
Scopri come gestire chiamate, eventi e promemoria →
Se devi modificare o replicare appuntamenti già inseriti, approfondisci la guida all'Organizer degli interventi.
CLIENTI E APPARECCHI
Uno storico degli interventi per ogni cliente e apparecchio
Quando un problema si ripresenta, conoscere gli interventi precedenti evita di ripartire da zero. Il gestionale collega i lavori alle anagrafiche clienti e permette di gestire gli apparecchi associati al cliente, così puoi ritrovare più facilmente le attività già eseguite.
Per un'azienda informatica gli apparecchi possono rappresentare, in base a come vengono censiti, postazioni PC, stampanti, apparati di rete o altri dispositivi. Le informazioni vengono gestite nelle schede e negli interventi del gestionale.
- Consulta cliente, recapiti e riferimenti relativi alle richieste ricevute.
- Associa le attività a un apparecchio del cliente, quando pertinente.
- Ritrova interventi, annotazioni e file allegati al lavoro.
- Conserva la documentazione utile per gli interventi successivi.
TECNICI IN MOBILITÀ
Registra ore e attività e invia il rapportino al cliente
Il lavoro non finisce quando il guasto è risolto. Con l'app per i tecnici puoi consultare e aggiornare gli interventi, registrare le informazioni operative, raccogliere la firma del cliente e inviare il rapporto di intervento in PDF.
Per chi lavora nell'assistenza informatica questo significa documentare, per esempio, una configurazione di posta, la sostituzione di un disco o la verifica di una connessione, mantenendo nello stesso processo le informazioni necessarie all'ufficio e alla successiva rendicontazione.
Attività e tempi
Registri la durata e il lavoro svolto nell'intervento, con i riferimenti al cliente.
Rapporto firmato
Prepari il rapportino, acquisisci la firma del cliente e lo condividi in PDF.
DALL'ASSISTENZA ALL'AMMINISTRAZIONE
Dagli interventi informatici alla fattura, senza ricopiare il lavoro
Dopo aver registrato gli interventi puoi individuare le prestazioni da addebitare al cliente. Nelle versioni che includono il modulo amministrativo, Software Assistenza permette di creare la fattura a partire dagli interventi e di gestire l'invio elettronico allo SdI, mantenendo il riferimento alle attività svolte.
La fatturazione elettronica integrata è disponibile dalla versione ENTERPRISE; la gestione di clienti, contratti e interventi è disponibile anche nei piani precedenti, secondo le funzionalità previste.
Confronta i moduli di assistenza e fatturazione disponibili →
UN CASO PRATICO
Un cliente con 12 postazioni e un pacchetto di 10 ore
Immagina uno studio professionale con 12 computer e un contratto di assistenza a ore. Un dipendente segnala che la posta elettronica non funziona. Ecco come può lavorare l'azienda informatica con il gestionale:
| Fase | Operazione | Informazione disponibile |
|---|---|---|
| 1. Richiesta | Il cliente apre un ticket dall'app. | Segnalazione identificata e consultabile. |
| 2. Presa in carico | L'ufficio verifica il problema e crea un intervento dal ticket. | Collegamento tra richiesta e lavoro tecnico. |
| 3. Pianificazione | Il responsabile assegna l'attività a un tecnico. | Cliente, data, tecnico e attività prevista. |
| 4. Rendicontazione | Il tecnico registra il lavoro e prepara il rapportino. | Durata, descrizione dell'intervento e rapporto. |
| 5. Controllo contratto | L'ufficio consulta il pacchetto ore del cliente. | Monte ore, prestazioni registrate e saldo consultabile. |
Il vantaggio: invece di cercare informazioni in conversazioni separate, il responsabile può ricostruire chi ha chiesto assistenza, quale intervento è stato svolto e come documentarlo rispetto all'accordo con il cliente.
VERSIONI DEL GESTIONALE
Quale versione scegliere per un'azienda di assistenza informatica?
Le funzioni cambiano in base al piano. Per scegliere, considera soprattutto come ricevi le richieste, se ti serve l'app Ticket per i clienti e se vuoi emettere le fatture elettroniche nello stesso gestionale.
| Versione | Funzioni rilevanti per chi fa assistenza IT | Quando valutarla |
|---|---|---|
| TECH | Clienti e apparecchi, planning, interventi, app tecnici, contratti e pacchetti ore. | Gestisci direttamente chiamate, lavoro dei tecnici e contratti senza il modulo Ticket. |
| PROFESSIONAL | Tutte le funzioni TECH, più Ticket Assistenza, app per i clienti e gestione ticket da e-mail IMAP. | Vuoi centralizzare le segnalazioni dei clienti e trasformarle in interventi. |
| ENTERPRISE | Tutte le funzioni PROFESSIONAL, più fatturazione elettronica, scadenziario e prima nota. | Vuoi gestire nello stesso software anche i documenti e l'amministrazione. |
| PREMIUM | Tutte le funzioni ENTERPRISE, con ulteriori strumenti come listini e funzioni avanzate di magazzino. | Hai esigenze più articolate su prodotti, listini e gestione commerciale. |
Verifica le caratteristiche aggiornate e gli eventuali limiti previsti per ciascuna versione nella pagina Versioni e prezzi.
FAQ ASSISTENZA INFORMATICA
Domande frequenti sul gestionale per assistenza informatica
Il software è adatto sia ai tecnici informatici sia alle aziende IT con più operatori?
Sì. Puoi gestire clienti, tecnici, appuntamenti e interventi in un unico ambiente. Le funzioni disponibili e il numero di utenti dipendono dalla versione scelta.
I clienti possono aprire richieste di assistenza tramite un'app?
Sì. Con il modulo Ticket Assistenza, disponibile dalla versione PROFESSIONAL, i clienti possono aprire ticket dall'app dedicata, consultare le richieste e comunicare con l'azienda che fornisce assistenza.
Posso trasformare un'e-mail o un ticket in un intervento tecnico?
Sì. Dal lettore della casella IMAP configurata puoi creare un ticket a partire da un'e-mail tramite il comando dedicato. Successivamente puoi creare un intervento collegato al ticket. La conversione da e-mail richiede la selezione e l'azione dell'operatore.
È possibile gestire contratti con pacchetti di ore di assistenza?
Sì. Il gestionale prevede contratti con monte ore o numero di interventi, oltre alla consultazione delle prestazioni e del saldo disponibile. La gestione dei contratti e dei pacchetti è presente già dalla versione TECH.
Posso registrare i computer dei clienti e consultare gli interventi precedenti?
Puoi gestire gli apparecchi associati ai clienti e collegarli agli interventi, consultando le attività registrate. Il software non va confuso con una piattaforma di rilevamento automatico dei dispositivi di rete.
Software Assistenza permette anche il controllo remoto dei computer?
Software Assistenza serve a organizzare e rendicontare l'attività tecnica, anche quando il lavoro viene svolto a distanza. Non è presentato come un programma di controllo remoto del desktop o di monitoraggio automatico dei computer.
Da quale versione sono disponibili Ticket e fatturazione elettronica?
Il modulo Ticket Assistenza è incluso dalla versione PROFESSIONAL e nelle versioni superiori. La fatturazione elettronica integrata è disponibile a partire da ENTERPRISE. Per condizioni e limiti aggiornati consulta la pagina Versioni e prezzi.
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