ANAGRAFICA APPARECCHI
Organizza gli apparecchi dei tuoi clienti
Con Software Assistenza puoi creare un'anagrafica degli apparecchi e associarli ai clienti che li possiedono o presso i quali sono installati.
Ad esempio, se un cliente dispone di più caldaie, climatizzatori o macchinari, puoi registrare gli apparecchi e identificarli singolarmente, senza dover gestire le informazioni su documenti separati.
Registra e identifica gli apparecchi dei tuoi clienti
Gli apparecchi vengono inizialmente codificati nella sezione Prodotti e Servizi del gestionale, successivamente puoi associarli ai rispettivi clienti.
Uno stesso modello di apparecchio può essere associato a più clienti ed essere identificato attraverso le proprie informazioni, come il numero di serie e la scadenza della garanzia.
Per ogni apparecchio puoi inoltre registrare specifiche tecniche e ulteriori informazioni utili per l'assistenza. Una cartella file dedicata permette di allegare fotografie e documenti, così da avere a disposizione le informazioni relative alla singola macchina.
Prima di organizzare un intervento, puoi quindi verificare la scadenza della garanzia, consultare le specifiche tecniche e accedere alla documentazione allegata.
Puoi inoltre geolocalizzare gli apparecchi associati ai clienti, per individuare più facilmente dove si trovano e avere un riferimento utile nell'organizzazione degli interventi tecnici.
Per approfondire la procedura, consulta la guida Gestione apparecchi cliente.
GESTIONE IMPIANTI
Raggruppa gli apparecchi per impianto
Quando un cliente dispone di più apparecchi installati nello stesso ambiente o appartenenti a un unico sistema, può essere utile organizzarli per impianto.
Con Software Assistenza puoi associare a ogni apparecchio un impianto di riferimento, utilizzandolo come informazione per identificarne il raggruppamento o la posizione fisica.
Ad esempio, in un edificio potresti raggruppare sotto l'impianto Centrale termica le caldaie e gli altri apparecchi presenti in quell'area.
Dall'elenco Apparecchi puoi utilizzare il filtro Impianto per visualizzare gli apparecchi appartenenti allo stesso raggruppamento, senza doverli cercare singolarmente.
APPARECCHI E INTERVENTI
Collega gli apparecchi agli interventi tecnici
Quando registri un intervento di assistenza, puoi richiamare l'apparecchio interessato direttamente nel Dettaglio dell'intervento.
Questo collegamento permette di specificare su quale macchina deve essere eseguita l'attività, evitando descrizioni generiche che potrebbero creare confusione, soprattutto quando un cliente possiede più apparecchi simili.
Ad esempio, anziché registrare soltanto un intervento per la riparazione di una caldaia, puoi indicare l'apparecchio specifico su cui il tecnico deve lavorare.
Consulta gli interventi precedenti e creane uno nuovo
Per ogni apparecchio puoi consultare l'elenco degli interventi collegati, così da verificare quali attività di assistenza sono già state effettuate sulla stessa macchina.
Inoltre, selezionando un apparecchio, puoi utilizzare la pratica funzione "Crea intervento per questo apparecchio" per avviare direttamente una nuova attività di assistenza.
In questo modo, quando un cliente segnala un nuovo problema, puoi partire dall'apparecchio interessato, consultare gli interventi precedenti e procedere con la registrazione di quello nuovo.
Il richiamo dell'apparecchio nell'intervento non genera alcuno scarico di magazzino: serve a identificare la macchina oggetto dell'assistenza, non a registrare materiale utilizzato.
Scopri anche come organizzare le attività nella sezione dedicata alla gestione degli interventi tecnici e rapportini.
COMPONENTI E RICAMBI
Associa i ricambi agli apparecchi e registrali negli interventi
Durante un intervento può essere necessario sostituire un componente o utilizzare un ricambio, ad esempio una valvola, un sensore o un altro elemento dell'apparecchio.
Con Software Assistenza puoi associare componenti e ricambi ai singoli apparecchi e richiamarli durante gli interventi, registrando il materiale effettivamente utilizzato per le attività di assistenza.
È importante distinguere le due operazioni:
Apparecchio: viene richiamato nella scheda Dettaglio per identificare la macchina oggetto dell'intervento e non comporta uno scarico di magazzino.
Ricambio o componente: deve essere precedentemente associato all'apparecchio per poter essere richiamato nella scheda Fatturazione dell'intervento.
La gestione del magazzino è disponibile esclusivamente nelle versioni Enterprise e Complete di Software Assistenza. In queste versioni è possibile gestire lo scarico dal magazzino dei ricambi e componenti utilizzati negli interventi.
Nelle versioni Enterprise e Complete puoi inoltre gestire la fatturazione degli interventi, passando dalla registrazione delle attività di assistenza alla generazione della relativa fattura.
Per i dettagli operativi sull'utilizzo dei ricambi puoi consultare la guida Inserimento di un componente o ricambio in intervento.
ESEMPIO PRATICO
Un guasto alla caldaia: come gestirlo con Software Assistenza
Immagina che un cliente segnali un guasto a una caldaia installata in una centrale termica, nella quale sono presenti anche altri apparecchi.
Ecco come puoi organizzare le informazioni con Software Assistenza.
| Attività | Cosa fai nel gestionale | Utilità pratica |
|---|---|---|
| Identifichi la caldaia | Individui l'apparecchio associato al cliente, ad esempio Modello X, numero di serie 123. | Identifichi la macchina corretta e puoi verificarne la garanzia e le informazioni tecniche. |
| Verifichi l'impianto | Controlli il riferimento Centrale termica associato all'apparecchio. | Identifichi il raggruppamento di appartenenza e puoi ritrovare gli altri apparecchi dello stesso impianto. |
| Consulti gli interventi precedenti | Visualizzi l'elenco degli interventi collegati alla caldaia. | Puoi verificare quali attività di assistenza sono già state effettuate sulla macchina. |
| Associa i componenti | Dopo aver codificato i ricambi in Prodotti e Servizi, li associ alla caldaia nella sezione Componenti e ricambi. | Predisponi i componenti che potranno essere richiamati negli interventi su quell'apparecchio. |
| Avvii un nuovo intervento | Utilizzi la funzione Crea intervento per questo apparecchio. | Avvii una nuova attività partendo direttamente dall'apparecchio interessato. |
| Registri il ricambio utilizzato | Richiami la valvola sostituita nella scheda Fatturazione dell'intervento. | Registri il componente impiegato e, nelle versioni Enterprise e Complete, puoi gestirne il relativo scarico di magazzino. |
Questo flusso ti permette di identificare l'apparecchio, consultare le attività di assistenza precedenti e registrare i componenti utilizzati durante la riparazione.
FAQ APPARECCHI E RICAMBI
Domande frequenti su apparecchi, impianti e ricambi
Posso raggruppare più apparecchi in uno stesso impianto?
Sì. Puoi indicare un impianto di riferimento nei dettagli dei singoli apparecchi per raggrupparli o identificarne la posizione fisica. Dall'elenco Apparecchi puoi usare il filtro Impianto per visualizzare gli apparecchi dello stesso raggruppamento.
Posso consultare gli interventi precedenti su un apparecchio e crearne uno nuovo?
Sì. Per ogni apparecchio puoi consultare l'elenco degli interventi collegati. Selezionando un apparecchio, puoi inoltre utilizzare la funzione "Crea intervento per questo apparecchio" per avviare un nuovo intervento di assistenza.
Come posso registrare un ricambio utilizzato durante un intervento?
Codificando i ricambi nel gestionale e associandoli ai rispettivi apparecchi, puoi richiamarli durante gli interventi e registrare i componenti effettivamente utilizzati.
Il richiamo di un apparecchio nell'intervento comporta uno scarico di magazzino?
No. Il richiamo dell'apparecchio nella scheda Dettaglio non genera uno scarico di magazzino. Lo scarico riguarda gli eventuali ricambi o componenti associati all'apparecchio e richiamati nella scheda Fatturazione dell'intervento. La gestione del magazzino è disponibile esclusivamente nelle versioni Enterprise e Complete di Software Assistenza.
È possibile geolocalizzare gli apparecchi dei clienti?
Sì, purché nell'anagrafica del cliente associato all'apparecchio sia stato inserito un indirizzo completo delle informazioni di latitudine e longitudine.